Privacyverklaring

Freddy Onderstal Uitvaartzorg is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop ik met persoonsgegevens omga? Dan kun je altijd contact met mij opnemen.

Ik verwerk alleen gegevens die nodig zijn voor mijn werkzaamheden, contact met jou of het uitvoeren van een overeenkomst.

Het kan gaan om:

• naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
• gegevens van de opdrachtgever van een uitvaart;
• gegevens van nabestaanden of contactpersonen;
• gegevens die nodig zijn voor het regelen van een uitvaart;
• gegevens over de overledene, voor zover nodig voor de uitvaart, aangifte, crematie, begrafenis of administratieve afhandeling;
• uitvaartwensen die vooraf of tijdens het regelgesprek worden gedeeld;
• gegevens die je invult via een contactformulier, aanvraagformulier, offerteformulier of wensenformulier;
• factuur- en betaalgegevens;
• correspondentie per e-mail, telefoon, WhatsApp of post;
• gegevens die nodig zijn voor leveranciers, locaties, crematoria, begraafplaatsen, verzekeraars of andere betrokken partijen;
• eventueel beeldmateriaal, zoals foto’s of video’s, maar alleen wanneer dit is afgesproken of waarvoor toestemming is gegeven.

Ik vraag niet meer gegevens dan nodig is.

Ik gebruik persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• om contact met je op te nemen;
• om vragen te beantwoorden;
• om een overlijden te melden of een uitvaart te regelen;
• om afspraken vast te leggen en uit te voeren;
• om een kostenbegroting, offerte of factuur te maken;
• om aangifte van overlijden of andere noodzakelijke formaliteiten te verzorgen;
• om afspraken te maken met leveranciers, locaties, crematoria, begraafplaatsen, bloemisten, drukkers, vervoerders of andere betrokken partijen;
• om vooraf vastgelegde uitvaartwensen te bewaren of te verwerken;
• om een online condoleanceregister, nabestaandenportaal of ander digitaal hulpmiddel te kunnen gebruiken;
• om te voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen;
• om mijn dienstverlening te verbeteren.

Ik verwerk persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is. Meestal gebeurt dit omdat de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer ik een uitvaart verzorg.

Daarnaast kan verwerking nodig zijn vanwege een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de administratie of aangifte van overlijden. Soms verwerk ik gegevens op basis van toestemming, bijvoorbeeld bij het gebruik van foto’s of het bewaren van bepaalde wensen. Ook kan er sprake zijn van een gerechtvaardigd belang, zoals het goed kunnen voeren van mijn administratie, het beantwoorden van vragen of het beveiligen van gegevens.

Ik deel persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor het regelen of uitvoeren van een uitvaart, voor administratieve verplichtingen of wanneer je daar toestemming voor hebt gegeven.

Afhankelijk van de situatie kan ik gegevens delen met bijvoorbeeld:

• gemeente;
• crematorium of begraafplaats;
• uitvaartlocatie of afscheidslocatie;
• drukkerij;
• bloemist;
• vervoerder;
• verzekeraar;
• fotograaf of videograaf;
• administratiekantoor of boekhouder;
• softwareleveranciers die ik gebruik voor mijn uitvaartadministratie;
• partijen die betrokken zijn bij een online condoleanceregister, nabestaandenportaal of wensenboekje;
• website- en hostingpartij.

Met partijen die namens mij persoonsgegevens verwerken, maak ik afspraken over zorgvuldige omgang met gegevens.

Ik verkoop persoonsgegevens nooit aan derden.

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Gegevens die onderdeel zijn van mijn financiële administratie, zoals facturen en betaalgegevens, bewaar ik volgens de wettelijke fiscale bewaarplicht meestal 7 jaar.

Gegevens in een uitvaartdossier bewaar ik zolang dat nodig is voor de uitvoering, administratie, nazorg, eventuele vragen achteraf of wettelijke verplichtingen. Daarna worden gegevens verwijderd of zorgvuldig gearchiveerd wanneer bewaren nog noodzakelijk is.

Gegevens die je via een contactformulier invult, bewaar ik niet langer dan nodig is om je vraag te beantwoorden, tenzij daaruit een opdracht, afspraak of verdere dienstverlening voortkomt.

Ik ga zorgvuldig om met persoonsgegevens en neem passende maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking.

Alleen personen of partijen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang tot de noodzakelijke gegevens. Digitale gegevens worden zoveel mogelijk beveiligd opgeslagen en papieren documenten worden zorgvuldig bewaard.

Wanneer je mijn website bezoekt, kunnen er technische gegevens worden verwerkt. Denk aan gegevens die nodig zijn om de website goed te laten werken, het contactformulier te gebruiken of inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Mijn website kan gebruikmaken van functionele cookies en mogelijk van analytische cookies. Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Analytische cookies kunnen helpen om te zien hoe bezoekers de website gebruiken, zodat ik de website kan verbeteren.

Wanneer er via mijn website gebruik wordt gemaakt van externe diensten, zoals een kaart, socialmediaknop, contactformulier, online condoleanceregister of nabestaandenportaal, kunnen deze partijen ook gegevens verwerken. Op het gebruik van die diensten kunnen de privacyvoorwaarden van die partijen van toepassing zijn.

Wanneer je gebruikmaakt van een online condoleanceregister, digitaal wensenboekje, nabestaandenportaal of een andere digitale dienst, worden gegevens verwerkt die nodig zijn om deze dienst goed te laten werken.

Denk bijvoorbeeld aan naam, e-mailadres, berichten, wensen, gedeelde informatie of gegevens die horen bij een specifieke uitvaart. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.

Bij gevoelige of persoonlijke informatie wordt extra zorgvuldig gekeken wie toegang heeft tot deze gegevens.

Tijdens of rondom een uitvaart kunnen foto’s, video’s of persoonlijke teksten worden gemaakt of gebruikt. Dit gebeurt alleen in overleg met de familie of opdrachtgever.

Foto’s, video’s of persoonlijke verhalen worden niet zonder toestemming gebruikt voor openbare communicatie, zoals website, social media, drukwerk of andere publicaties.

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens ik van je verwerk. Ook kun je vragen om je gegevens te laten aanpassen, aanvullen, verwijderen of over te dragen. In sommige gevallen kun je bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens of vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.

Wil je gebruikmaken van je rechten? Neem dan contact met mij op via info@onderstaluitvaartzorg.nl.

Ik reageer zo snel mogelijk op je verzoek. In de meeste gevallen ontvang je binnen één maand een reactie.

Soms kan ik niet volledig aan een verzoek voldoen, bijvoorbeeld wanneer gegevens nog nodig zijn vanwege een wettelijke verplichting of lopende administratie. Als dat zo is, leg ik dat duidelijk uit.

Heb je een klacht over de manier waarop ik met persoonsgegevens omga? Neem dan gerust eerst contact met mij op. Dan kijk ik graag samen met je naar een oplossing.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer mijn dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op mijn website.